Home
--
Privacy regelement

Privacy regelement

Hoe wordt door Interapy Nederland B.V. omgegaan met persoonsgegevens?

Inleiding

Dit privacyreglement heeft tot doel cliënten van Interapy Nederland B.V. te informeren over hoe door Interapy Nederland B.V. wordt omgegaan met het verwerken van persoonsgegevens die zij ten behoeve van, dan wel gedurende de behandeling verzamelt dan wel verkrijgt.

Algemene Bepalingen

1. Begripsbepalingen

1.1 Persoonsgegevens: Een gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon.
1.2 Medische of psychologische gegevens: Persoonsgegevens, direct of indirect betrekking hebbend op de lichamelijke of geestelijke gesteldheid van geregistreerden, verzameld door een beroepsbeoefenaar op het gebied van de gezondheidsdienstverlening in het kader van zijn beroepsuitoefening.
1.3 Persoonsregistratie: Een verzameling van op verschillende personen betrekking hebbende gegevens, waaronder medische of psychologische gegevens, voor zover deze in het kader van de dienstverlening zijn verzameld.
1.4 Verstrekken van gegevens uit de persoonsregistratie: Het bekend maken of ter beschikking stellen van persoonsgegevens die in de persoonsregistratie zijn opgenomen of die door verwerking daarvan, al dan niet in verband met andere gegevens, zijn verkregen.
1.5 Houder van de persoonsregistratie: Degene die de zeggenschap heeft over de persoonsregistratie en verantwoordelijk is voor de naleving van de bepalingen van het reglement.
1.6 Geregistreerde: Degene over wie persoonsgegevens in de persoonsregistratie zijn opgenomen.
1.7 Beheerder van de persoonsregistratie: Degene die onder verantwoordelijkheid van de houder is belast met de dagelijkse dienstverlening voor een persoonsregistratie of een gedeelte daarvan.
1.8 Bewerker van de persoonsregistratie: Degene, niet behorend tot de organisatie van de houder, die het geheel of een gedeelte van de faciliteiten onder zich heeft, waarmee een persoonsregistratie, waarvan hij niet de houder is, wordt gevoerd.
1.9 Gebruiker van de persoonsregistratie: Degene die geautoriseerd is gegevens in de persoonsregistratie in te voeren en/of te muteren, dan wel van enigerlei uitvoer van de persoonsregistratie kennis te nemen.

2. Reikwijdte

Dit reglement is van toepassing op registraties binnen Interapy Nederland BV, zoals bedoeld onder 1.3.

Kenmerken van de persoonsregistratie

3. Doel van de persoonsregistratie

3.1 De houder van de persoonsregistratie omschrijft de doelstelling van de persoonsregistratie nauwkeurig en duidelijk. Deze omschrijving vormt als bijlage A één geheel met dit reglement.

3.2 De houder van de persoonsregistratie zal geen persoonsgegevens in de registratie opnemen voor andere doeleinden, dan bedoeld in de sub 3.1 genoemde omschrijving. Het gebruik van opgenomen persoonsgegevens vindt alleen plaats overeenkomstig de bepalingen van dit reglement.

3.3 De houder van de persoonsregistratie zal niet meer gegevens in de registratie opslaan of bewaren dan voor het doel van de persoonsregistratie nodig is.

4. Werking van de persoonsregistratie

4.1 De houder van de persoonsregistratie omschrijft de werking van de persoonsregistratie. Deze omschrijving vormt als bijlage B één geheel met dit reglement.

4.2 In de sub 4.1 bedoelde omschrijving wordt tenminste genoemd:

de naam, de vestigingsplaats en het karakter van de organisatie ten behoeve waarvan de registratie functioneert,
wie de houder is,
wie beheerder is,
wie de eventuele bewerker is,
de organisatiestructuur van de persoonsregistratie,
of de registratie voor bepaalde dan wel onbepaalde tijd is ingesteld;

indien er sprake is van een beperkte looptijd dient te worden aangegeven wat er na afloop met de gegevens gebeurt.

4.3 De houder is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de persoonsregistratie. Zijn zeggenschap over de werking van de persoonsregistratie en de verstrekking van gegevens uit die registratie wordt beperkt door dit reglement. De houder is aansprakelijk voor eventuele schade als gevolg van het niet naleven van dit reglement.

4.4 De houder bepaalt wie de beheerder van de persoonsregistratie is.

4.5 De houder bepaalt wie de bewerker is.

Deze dient de bewerker te verplichten dit reglement na te leven. De taken, rechten en verplichtingen van de bewerker worden door de houder schriftelijk vastgelegd. De bewerker is verantwoordelijk voor het goed functioneren van de onder zijn beheer staande faciliteiten. Hij treft de noodzakelijke maatregelen met betrekking tot de beveiliging van onder andere apparatuur, programmatuur en de gegevens waarmee de persoonsregistratie wordt gevoerd. De ter zaken getroffen regeling(en) is/zijn bij de bewerker in te zien.

4.6 De houder draagt dienstverlening voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van een persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan. Gelijke plicht rust op de bewerker voor het geheel of het gedeelte van de faciliteiten, die hij onder zich heeft.

5. Opgenomen gegevens

De persoonsregistratie kan ten hoogste de volgende gegevenscategorieën bevatten:

personalia/identificatiegegevens,
financieel/administratieve gegevens,
(para)medische en psychologische gegevens.

Deze categorieën van gegevens worden nader gespecificeerd in bijlage C bij dit reglement. Deze bijlage vormt één geheel met dit reglement.

Rechten van geregistreerden en gebruik van persoonsgegevens

6. Kennisgeving

6.1 De houder zal door middel van een algemene kennisgeving het bestaan van de registratie en van dit reglement vermelden, alsmede daarin aangegeven op welke wijze het reglement kan worden ingezien en verkregen en nadere informatie ter zake kan worden ingewonnen.

6.2 Indien andere doelen dan psychologische hulpverlening een doelstelling vormen van de registratie, heeft de houder de plicht de geregistreerde vooraf te informeren omtrent de aard van de gegevens, die over zijn persoon in de registratie worden opgenomen, alsmede omtrent de doeleinden die daarmee worden nagestreefd.

7. Vernietiging c.q. anonimiseren van opgenomen gegevens

7.1 Na afloop van de begeleiding of van de periode gedurende welke hij onder de begeleiding van de beroepsbeoefenaar valt, heeft de geregistreerde het recht te verzoeken om vernietiging van tot zijn persoon herleidbare gegevens. De geregistreerde heeft het recht om inzage in zijn dossiergegevens te ontzeggen aan bevoegde instanties voor controle van het kwaliteitsmanagementsysteem. Daartoe dient hij een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder. Dit verzoek kan slechts worden geweigerd indien bewaring op grond van een wettelijk voorschrift vereist is, dan wel voor zover de houder jegens de financier van de verleende dienstverlening tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die dienstverlening een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.

7.2 Indien het verzoek wordt ingewilligd, worden de betreffende gegevens hetzij vernietigd, hetzij zodanig geanonimiseerd, dat herleiding redelijkerwijs onmogelijk is. De houder deelt zijn beslissing schriftelijk aan betrokkene mee.

8. Verstrekking van gegevens

8.1 Binnen Interapy Nederland BV kunnen persoonsgegevens worden verstrekt:

voor zover voor hun taakuitoefening noodzakelijk aan degenen, die rechtstreeks betrokken zijn bij de dienstverlening aan de cliënt,
aan personen en afdelingen, wier taak het is de verleende dienstverlening te controleren te toetsen, voor zover nodig voor de uitoefening van hun taak.

8.2 Buiten Interapy Nederland BV kunnen persoonsgegevens worden verstrekt:

voor zover nodig aan instanties voor statistiek en beleid; persoonsgegevens worden in dit geval slechts in zodanige vorm verstrekt, dat zij redelijkerwijs niet door de ontvanger tot individuele personen herleidbaar zijn en nadat ter zake over het gebruik van die gegevens afspraken zijn gemaakt,
aan verwijzers of andersoortige pofessionals voor zover hiervoor toestemming is verleend door de individueel geregisteerde.
aan de Inspectie voor de Gezondheidszorg en bevoegde instanties voor controle van het kwaliteitsmanagementsysteem.

8.3 De KNMG code voor verkeer van sociaal medische gegevens is van toepassing ('Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens, KNMG').

8.4 In alle andere gevallen, niet genoemd in artikel 8.2., is voor verstrekking van persoonsgegevens aan derden de schriftelijke toestemming van de geregistreerde vereist.

8.5 Indien persoonsgegevens zodanig zijn geanonimiseerd, dat zij niet direct tot individuele personen herleidbaar zijn, kan de houder beslissen deze te verstrekken ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek.

8.6 Persoonsgegevens ten behoeve van (wetenschappelijk) onderzoek kunnen alleen dan zonder toestemming van de geregistreerde worden verstrekt, indien aan alle van de volgende voorwaarden is voldaan.:

het vragen van de toestemming in redelijkheid niet mogelijk is,
het onderzoek een algemeen belang dient,
het onderzoek niet zonder de desbetreffende gegevens kan worden uitgevoerd,
de persoonlijke levenssfeer van de werknemer daardoor niet onevenredig wordt geschaad en vaststaat dat het onderzoek niet in de vorm van tot de werknemer herleidbare gegevens zal worden gepresenteerd.

Indien aan deze voorwaarden is voldaan dienen er voorts tussen de houder en onderzoeker deugdelijke afspraken te zijn gemaakt over de in verband met de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van geregistreerden te treffen maatregelen en dient de houder zich in deze zin in voldoende mate jegens de geregistreerde tegen aansprakelijkheid te hebben gevrijwaard.

9. Toegang tot persoonsgegevens

Onverminderd eventuele wettelijke voorschriften ter zake hebben slechts toegang tot de persoonsgegevens de beroepsbeoefenaar die deze gegevens heeft verzameld of diens waarnemer. Voorts hebben toegang tot persoonsgegevens uit de registratie de beheerder en bewerker, voor zover dit in het kader van beheer en bewerking noodzakelijk is. Ook hebben daarvoor bevoegde instanties voor controle van het kwaliteitsmanagementsysteem toegang. Deze en andere door elk van genoemde personen aangewezen (mede)gebruikers van de registratie, binnen Interapy Nederland BV werkzaam, welke in het bezit is van de houder. De houder heeft als zodanig geen toegang tot de geregistreerde persoonsgegevens, tenzij dit noodzakelijk is in verband met zijn algemene verantwoordelijkheid als houder.

10. Inzage van opgenomen gegevens

De geregistreerde heeft het recht kennis te nemen van de op zijn persoon betrekking hebbende geregistreerde gegevens. Hij dient daartoe een schriftelijk verzoek in bij de beheerder. De beheerder geleidt het verzoek door naar de beroepsbeoefenaar, op wiens initiatief de betreffende gegevens zijn verzameld, diens waarnemer of opvolger. Indien het naar diens mening aannemelijk is, dat rechtstreekse inzage kan leiden tot schade aan de gezondheid van de geregistreerde of tot onjuiste interpretatie van de opgenomen gegevens, kan hij aanraden, dat inzage slechts plaatsvindt onder begeleiding, hetzij van hemzelf, hetzij van een ander voldoende deskundige persoon. De gevraagde inzage dient binnen een redelijke termijn te kunnen plaatsvinden.

11. Correctie c.q. aanvulling van gegevens of verwijdering van opgenomen gegevens

De geregistreerde kan verzoeken om verbetering of aanvulling van op hem betrekking hebbende gegevens, dan wel om verwijdering en vernietiging van op het betrekking hebbende gegevens, die in strijd met het reglement zijn opgenomen of niet ter zake doende zijn. Hij dient daartoe een schriftelijk en gemotiveerd verzoek in bij de houder. Indien daartoe aanleiding bestaat, beslist de houder niet, dan na de beroepsbeoefenaar, die de gegevens heeft verzameld, of diens opvolger gehoord te hebben. De houder deelt zijn beslissing schriftelijk aan de geregistreerde mee.

12. Bewaartermijnen

Met inachtneming van eventuele wettelijke voorschriften stelt de houder vast hoe lang de in de registratie opgenomen persoonsgegevens bewaard blijven. De bewaartermijn, die voor onderscheiden soorten gegevens kan verschillen, wordt neergelegd in een bijlage B, welke wordt geacht een geheel te vormen met dit reglement. Indien de bewaartermijn is verstreken worden de betreffende persoonsgegevens uit de registratie verwijderd en vernietigd, zulks binnen een termijn van één jaar. Indien de betreffende gegevens zodanig zijn bewerkt, dat herleiding tot individuele personen redelijkerwijs onmogelijk is, kunnen zij in geanonimiseerde vorm bewaard blijven.

13. Overdracht van opgenomen gegevens

De geregistreerde heeft het recht op hem betrekking hebbende gegevens te doen overdragen aan een andere, door hem aan te wijzen houder. Daartoe dient hij een schriftelijk verzoek in bij de houder. De inwilliging van dit verzoek kan slechts worden geweigerd op grond van een wettelijk voorschrift dan wel worden opgeschort voor zover de houder jegens de financier van de verleende dienstverlening tot bewaring gehouden is of indien ter zake van die dienstverlening een geschil aanhangig is gemaakt of dreigt te worden gemaakt.

14. Klachten

Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of andere reden tot klagen, dient hij zich te wenden tot de houder van de registratie. Zo mogelijk kan hij gebruik maken van een bij Interapy Nederland BV functionerende regeling voor onafhankelijke klachtenbehandeling of bij ontstentenis van een dergelijke regeling van een regeling, volgens welke een driemanschap, waarvan één door de geregistreerde, één door de houder en één gezamenlijk aan te wijzen, een zwaarwegend advies ter zake van het conflict uitbrengt. In het uiterste geval kan een beroep op de rechter worden gedaan.

Overgangs- en slotbepalingen

15. Looptijd, overdracht en overgang van de registratie

15.1 Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie, zoals aangegeven in de in artikel f genoemde bijlage B.

15.2 In geval van overdracht of overgang van de registratie naar een andere houder dienen de geregistreerden van dit feit in kennis te worden gesteld, opdat tegen overdracht of overgang van op hun persoon betrekking hebbende gegevens bezwaar kan worden gemaakt.

16. Inwerkingtreding

Dit reglement is per 20 mei 2002 in werking getreden, voor het laatst gewijzigd september 2009, en bij de houder in te zien. Desgewenst kan tegen kostprijs een afschrift van dit reglement worden verkregen.

Bijlage bij persoonsregistratie

Bijlage A (zie 3.1)

Het doel van de persoonsregistratie is het mede met behulp van de geregistreerde gegevens te komen tot een verantwoorde uitvoering van de gezondheidskundige taken ten behoeve van de bij Interapy Nederland BV behandelde cliënten.
De gegevens bevatten intake/screeningsgegevens en gegevens naar aanleiding van de individuele contacten tussen de medewerkers van Interapy Nederland BV.

Bijlage B (zie 4.1 en 4.2)

De registratie functioneert ten behoeve van Interapy Nederland BV.
b De houder is de directie van Interapy Nederland BV.
De beheerder is de Directeur Zorg van Interapy Nederland BV.
De bewerkers zijn de beroepsbeoefenaren werkzaam bij Interapy Nederland BV (supervisors en behandelaars, allen klinisch psycholoog).
De organisatiestructuur van de persoonsregistratie is als volgt: het systeem bestaat uit drie delen, te weten:
1. het dynamisch archief: de opslag van (fysieke) medische dossiers per geregistreerde op identificatienummer;
2. het statisch archief: de opslag van (fysieke) medische dossiers, gerangschikt naar identificatienummer;
3. het behandelsysteem: de opslag van gegevens in een geautomatiseerd bestand.
f. De registratie is voor bepaalde tijd; i.e. tot 5 jaar na het laatste contact. Na het verstrijken van deze termijn worden de dossiers vernietigd.

Bijlage C (zie 5)

Personalia/identificatiegegevens/administratie bestaan uit:

(meisjes)naam
eventueel aangevuld met naam (echtgeno(o)t(e)
geboortedatum
bedrijf waar betrokkene werkzaam is
adres
telefoonnummer
naam verwijzer
naam uitvoeringsinstelling

(Para)medische gegevens:

intake-, post- en follow up metingen
behandelcontacten tussen behandelaar en cliënt
overige gegevens relevant voor een goede beoordeling van de belastbaarheid van betrokken werknemer/werknemer.